Modern Work Space

Vemos todos os dias famigerados “chefes” que delegam aos seus colaboradores, pessoas essas que são confiadas a seus chefes, tarefas que por vezes, não são de sua responsabilidade, e quando são, chegam quebradas, sem nexo, sem indicadores, e muitas das vezes tarefas particulares.

Quem nunca recebeu a seguinte ordem: “faça isto porque estou mandando”. Ou então… “É particular mas é rapidinho” e a clássica: “sei que é do outro departamento mas eu prometi a eles que nós faríamos.”

Empresas sérias monitoram esses tipos de comportamento bem de perto, afinal de contas, tempo é dinheiro. E cada colaborador, realizando suas tarefas de forma consciente, e com alto nível de comprometimento levam empresas ao verdadeiro sucesso.

Como diagnosticar o “mau líder”

Segundo estudos, um chefe desacreditado leva todo um setor a reduzir seu desempenho em até 70%, fazendo com que toda uma organização entre em um círculo vicioso, sistêmico e maléfico.

Alguns sintomas de mau comportamento dos líderes:

Absenteísmo;

Atrasos constantes;

Departamento desorganizado, com objetos fora do lugar;

Uniformes ou vestimentas amassadas e até sujas;

Equipamentos quebrados antes do fim de sua vida útil.

Delegação com eficiência: PASSO A PASSO

Afinal, como saber se o que estamos delegando está sendo recebido pela pessoa correta e com a capacidade técnica suficiente para entregar com excelência?

Simples! Quando o setor possui processos organizados, bem descritos, com procedimentos operacionais padrão (POP) e instruções de trabalho (ITs) muito bem redigidos e além disso, seu colaborador tenha sido capacitado neste e entendido o sentido de todo o seu trabalho, TUDO FICA MAIS FÁCIL.

Mas ainda falta um segundo passo, que é também muito importante. O Chefe deve ter lido toda a documentação, e entender de forma sistêmica onde todo esse trabalho vai parar e quais são seus indicadores de entregas.

A importância do Compliance

Esse é somente o início do caminho, já que, todo esse processo se torna inútil se não for atualizado constantemente, tanto a documentação quanto a reciclagem dos colaboradores envolvidos. Através do decorrer do tempo, cria-se na organização uma cultura de colaboração e consciência dos serviços a serem executados, transformando a arte de delegar muito mais fácil. O comprometimento da equipe começa a se tornar um fator de política natural, vindo a reforçar todo o arcabouço documental dessa organização.

Por falar em políticas, quem nunca ouviu do próprio chefe? “Políticas são documentos para mostrar para os auditores, não tem importância alguma.” Essas palavras levam ao suicídio da própria liderança de quem as profere.

Sempre que temos todo um ambiente de Compliance (conformidade), que nada mais é do que cumprir as regras estabelecidas, tudo o que não for conforme salta aos olhos como sangue no mar repleto de tubarões. Quem quebra as regras, acaba sofrendo as sanções que lhe cabem, quando não perde seu emprego e com isso sua reputação.

Quando todo esse ambiente está funcionando passamos para o desafio dos verdadeiros líderes que é a gestão do tempo, tanto o seu como o de seus comandados de forma eficiente, eficaz e efetiva visualizando a tríade: volume de trabalho, tempo e desempenho dos colaboradores. Quando começamos a levantar indicadores dessas três medições, começamos a entender que não é mesmo fácil a arte de delegar. Muitos colaboradores acham que estão atarefados demais, que não possuem tempo suficiente para realizar seus serviços, dentre outras.

Várias ferramentas foram criadas ao longo do tempo, desde o diário de bordo que documentava o que já aconteceu, passando pelas agendas de papel e agendas eletrônicas, chegando por fim aos famosos aplicativos de gerenciamento de projetos baseados na web.

Conheça a Metodologia METAS SMART

Depois de levantarmos todas essas problemáticas, como a vida do líder não é fácil, ele deve escrever essas tarefas de acordo com algum tipo de metodologia, aqui na Mollitiam consultoria, procuramos seguir a metodologia de metas smart, que são traduzidas em:

Também utilizamos agregados a esses processos, como backup de acompanhamento o 5W2H que contribui de forma considerável quando alguns dos colaboradores ainda não estão ambientados com as facilidades da internet.

Em pesquisa realizada pela Mollitiam Consultoria com 200 executivos de Brasília, identificamos que 4 em cada 10 deles, observaram que grande parte de sua equipe não está confortável com o uso dessas ferramentas, e, ainda, dizem que só o tempo que levam para atualizá-la causa mais transtornos do que agilidade.

A solução é fazer com que alguém tenha a função de supervisionar o software e todas as partes envolvidas para realmente alertá-los dos prazos, pois, muitos nem abrem os e-mails de alertas dessas ferramentas.

Voltamos a máxima da tríade cruel: volume de trabalho, tempo e desempenho dos colaboradores, a partir da qual acabamos entendendo que a responsabilidade dos líderes esbarrará sempre no comprometimento de suas equipes.

https://youtu.be/nHViv4zeDI0

 

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